Tag: Public relations

How to plan a successful product launch using PR?

Posted on by Wim Coeckelbergh

Before the launch: start the online brand story

8 months before the launch: build credibility

  • When launch day comes, the media and target audience will explore your social media, get to know the brand history, get to know your brand values. That is why it is important to work on your online presence well in advance. In practice, you will create a content plan for all channels that will deliver a credible and consistent story of the overarching brand over those months. The website, blog, social media, press room… they all need to be aligned.
  • You define your value proposition and USP that must come back in every message so that your target audience already knows what you stand for.
  • You also show the media that you are a reliable source for requesting comment. A company that has not communicated before and suddenly becomes very active one month before the launch, is not authentic and inspiring. 

7 months before the launch: define the role of PR 

  • What other marketing activities are planned and what is their timing. Align these and determine the budget for the PR campaign.
  • Which assets need to be created for PR (images, texts…) and which can be used for content marketing? 
  • Define the PR moments in the social media plan to reinforce each other.
  • What is the purpose of PR at brand and product level: raise brand awareness, build thought leadership, image, make new products known, build a positive image of the product, broaden target groups, …
  • Fix the exact date of the launch. Ideally, communication should take place on a Tuesday or Thursday, in the morning.
  • What is the exact message to the press (max. 3 arguments).
  • Define concrete measurable KPIs for PR: e.g. x-number of articles in that type of press, key message must appear in the articles, reach in a specific media target group e.g. specialized media, …

6 months before launch: competition analysis

  • Check what PR activities have been developed for similar products, check what has been said on social media and in the media (media monitoring), what is the time window of your launch and which competitors will be launching a product at that time? Also go wider: are there big events or well-known events in the news are taking press attention away from your PR momentum?

5 months before launch: define PR target group

  • Based on market research and consumer target group information, choose the key media you want to reach.
  • Create or update a media mailing list with the right journalists.
  • Establish the basic PR tools: e.g. press release, interviews, teasers, media assets distribution, press conferences, demonstrations, events… 
  • Brainstorm for a PR launch activity.
  • Check which sources journalists use most for their news gathering: press releases, social media and adjust the PR tools accordingly.
  • For influencer marketing: identify the right influencers or ambassadors, the concept and the timing of the review process.

3 months before launch: an announcement

  • Send out an announcement press release announcing the release date, possibly the price or the appearance (with photo/video materials). Simultaneously adapted announcements on social media, blog.
  • There can also be opted for a linkedIn or other social media post/video alone or 1 interview in a specific medium to make the tension curve extra tight. Keep enough mystery around the product.
  • Start media monitoring (does not submit permanently throughout the year): you want to know what appears about it so you can adjust 

2 months before the launch: teasing

  • The launch is now really close and now is the time to build up the suspense. You send out a teaser, let people know on social media that something is coming, you start dropping content to give a hint. This can be done through trailers, a reveal of the release date, etc.
  • Communicate information about pre-orders.
  • Start storytelling on social media and PR: people love fun, personal stories like testimonials, brand stories, anecdotes and facts about the product.
  • Pitch 1-1 stories tailored to specific (long lead) media.

1 month before the launch: start the review process

  • Key is now to let people test the new product. Invite a select group of media for a demo or preview of the product, send a test model, let some influencers post a review or set up a creative teasing/reveal collab with key influencers.
  • If possible, offer interviews with the CEO in some targeted media introducing the product and especially what role it plays in the company’s strategy. Time the interviews so they appear around release.
  • Asset distribution – on social media: demo video, product shots, countdown timers, boost enthusiasm of target audience, ask for feedback and input from target audience.

2 weeks before the launch: a big splash, the heart of the campaign

  • Time for an event if you have big news, PR stunt, a trade fair, PR activation, product showcase, creative action or mailing, an influencer concept, something original,… Timing: around 10 days before the product launch.
  • If necessary, work with press information under embargo or scoops.
  • Send a media kit.
  • Appeal to opinion leaders and experts and share their opinion.

Week of release and release day

  • Send press releases tailored to various media target groups.
  • Depending on the product, the complete release press information is sent the day before or the day of the release early in the morning. If you have held a press event, the press information at release day is more likely to be limited to a reminder press release with new images or a new angle.
  • Call to action info on social media to support advertising.
  • On the day itself : spokesperson, CEO and product manager available for the press and Q&A at hand.

After release: keep providing news and collect data

  • Stay in the spotlight by spreading the review programme to different target groups in the weeks after release.
  • An influencer programme can run for a month after release
  • Collect opinions from the press and community, data from media monitoring and reporting.
  • Provide regular news for the community, confirm them in their choice, and invite them to contribute to your content (product test posts with # etc).

PR-talk: hoe een interview in de media voorbereiden

Posted on by Wim Coeckelbergh

Interviews in de media kunnen een enorme impact hebben. Omdat er vaak veel op het spel staat, zijn de zenuwen soms hooggespannen bij CEO’s en PR-managers. Niet iedereen beheerst de nodige public relations skills of heeft er zin in.

Maar met een goede voorbereiding en een beter begrip van wat journalisten eigenlijk willen, kan je zelfs de lastigste interviews omvormen tot een goede kans om je merk onder de aandacht te brengen.

Lichaamstaal

Een groot deel van het succes van een interview komt niet van wat je zegt, maar van hoe je het zegt. Een rustige, zelfverzekerde houding komt je geloofwaardigheid en expertise over het onderwerp ten goede. De enige manier om dit te bereiken? Oefenen, oefenen, oefenen. 

Zelfvertrouwen krijg je door vooraf een korte, heldere voorbereiding op 1 A4 te maken en door zo openhartig en eerlijk mogelijk te zijn.

Ken uw doel en uw publiek

Bepaal het doel van het interview. Waarom doe je dit en wat hoop je te bereiken? Waarom zou de journalist geïnteresseerd moeten zijn en waarom zou het hun publiek interesseren? Wat wil je dat er gebeurt als gevolg van het interview en wat wil je dat mensen denken, voelen of doen?

Bepaal vooraf de boodschap

Schrijf drie tot vijf korte boodschappen op die je onderbouwt met bewijzen of voorbeelden. Maak het zo concreet mogelijk en gebruik geen vakjargon. Een straffe vergelijking, een anekdote (mensen houden van verhalen) of een oneliner op zak hebben is altijd goed.

Worst case scenario

Bepaal jouw standaardboodschap als je vastloopt. Maw: wat is het belangrijkste punt dat de lezer, luisteraar of kijker zou moeten onthouden? Maak jezelf vertrouwd met deze boodschap, zodat je een vangnet hebt.

Voorkom dat je klinkt als een politicus

Iedereen kent wel die vage, ontwijkende en nietzeggende interviews met dooddoeners zoals ‘we zijn het aan het onderzoeken’ of ‘we zullen het analyseren en in de toekomst bekijken’. 

Om te voorkomen dat je uit de lucht valt en moet grijpen naar vage of onsamenhangende antwoorden, probeer je te weten te komen welk soort vragen je zal krijgen. Check vooraf in bij de journalist: is het live (bij RTV), wat is de context/insteek, wanneer is de deadline, hoe zal het interview worden gebruikt… Wat hoopt de journalist van jou te weten te komen, en zullen er voor het stuk ook anderen worden geïnterviewd? Kan je het nalezen/bekijken voor publicatie?

Voorbereiden, maar niet instuderen en opzeggen

Een journalist heeft een hekel aan mensen die een riedeltje afdraaien. Logisch dat hij/zij dan blijft doorvragen, toch? Het doel is een interview te geven dat informatief en authentiek is, de vragen goed beantwoordt en uw boodschap op een beknopte en overtuigende manier overbrengt.

Crisiscommunicatie

Zelfs als er geen crisis om de hoek loert, is het toch goed om een Q&A samen te stellen voor eventuele heikele vragen. Kruip hiervoor in de huid van een kritische journalist. Tijdens dit soort interviews moet je proberen het verhaal te duiden of het publiek gerust te stellen. 

Elke poging om informatie niet te geven of de pers te ontlopen, zal ongewenste argwaan wekken. Wees transparant, deel zoveel informatie als je kunt, en zorg ervoor dat wat je deelt nuttig is voor het verhaal van de reporter. Als je dit op een professionele, begripvolle en vriendelijke manier kunt doen, zul je een veel beter resultaat krijgen.

Als er bepaalde dingen zijn die je niet kunt delen, wees daar dan heel eerlijk over en leg, indien mogelijk, uit waarom je die info niet kunt geven. Het gaat er niet om dat je wil wegduiken, maar dat je de evidente volgende vraag voor bent. Geef niet de indruk dat je achter de feiten aanloopt. Straal vertrouwen uit door proactief meer te doen dan nodig is en communiceer dit op allerlei manieren (bv. door de context te beschrijven).

Help de journalist

De meeste journalisten willen jou persoonlijk niet in de hoek duwen, maar als je je niet hebt voorbereid en geen antwoord geeft op eenvoudige vragen die je kon verwachten, dan help je de pers niet om hun werk te doen. Als wij media-aandacht krijgen voor een klant, dan is dat omdat we de job van de journalist vergemakkelijken door hem/haar de gevraagde accurate info te leveren of een verhaal te brengen dat interessant is voor zijn/haar doelpubliek. Kortom, de journalist dus zoveel mogelijk geven, zodat hij/zij krijgt wat hij/zij nodig heeft om dat goed te doen.

Journalisten kunnen hun plannen last minute wijzigen naargelang de actualiteit. Het kan voorkomen dat het interview toch niet doorgaat of dat het onderwerp plots wijzigt. Vraag in dat laatste geval de nodige voorbereidingstijd.

Een vriendelijke en inschikkelijke houding tegenover de media voedt een coöperatieve samenwerking. Als je bereid bent om de media te helpen en respect toont voor hun werk (ze doen tenslotte alleen maar hun job), kom je op lange termijn in een veel betere positie om de boodschap te bepalen die je bedrijf naar buiten wil brengen.

Als je de media hebt geholpen, zal je daar later de vruchten van blijven plukken. Ze blijven jou bijvoorbeeld vragen naar betrouwbare input over onderwerpen in jouw vakgebied. Altijd van in het begin een goede verstandhouding opbouwen, want een beschadigde relatie met de media is moeilijk te herstellen.

Journalisten zijn op zoek naar nieuws en stellen per definitie niet alleen makkelijke, luchtige vragen. Dat moet je accepteren en leren vooruit te plannen om een mogelijk hard interview te tackelen.

Veel succes!